إذا لم يكن لديك وقت كافٍ،
فقد تساعدك إدارة الوقت بشكل أفضل على استعادة السيطرة على حياتك.
سواء كان ذلك في وظيفتك أو نمط حياتك ككل،
فإنّ تعلّم كيفية إدارة وقتك بشكل فعّال يمكن أن يساعدك على الشعور بمزيد من الراحة،
التركيز والسيطرة.
في ما يلي أهم النصائح لتحسين إدارة الوقت.
-
حدّد أهدافك Work out your goals:
حدّد من تريد أن تكون، أولويّاتك في
الحياة، وما تريد تحقيقه في حياتك المهنية أو الشخصية. فهذا هو دليلك لكيفية قضاء
وقتك وكيف تديره.
بمجرّد الانتهاء من رسم الصورة الكبيرة،
يمكنك بعد ذلك تحديد بعض الأهداف قصيرة المدى ومتوسطة المدى. إنّ معرفة أهدافك
سيساعدك على التخطيط بشكل أفضل والتركيز على الأشياء التي ستساعدك على تحقيق تلك
الأهداف.
-
حضّر قائمة Make a list:
قوائم المهام طريقة جيّدة للبقاء منظّماً.
جرّبها وتعرّف على الأفضل بالنّسبة لك.
يفضّل الاحتفاظ بقائمة مهام واحدة، لتجنّب
التّشتت في حال القوائم المتعدّدة. الاحتفاظ بقائمة سيساعدك على تحديد أولويّاتك ومواعيدك.
كما يمكن أن يساعدك على تأجيل المهام غير العاجلة.
تأكّد من الاحتفاظ بقائمتك في مكان يسهل
الوصول إليه. إذا كان هاتفك معك دائماً، على سبيل المثال، احتفظ به على هاتفك.
-
ركّز على
النتائج Focus on results:
الإدارة الجيّدة للوقت في العمل تعني
القيام بعمل عالي الجودة وليس بكميّات كبيرة. لا تركّز على مدى انشغالك، وإنّما
على النتائج.
إنّ إنفاق المزيد من الوقت على شيء ما لا
يعني بالضرورة تحقيق المزيد. قد لا تكون البقاء لساعة إضافية في العمل في نهاية
اليوم الطريقة الأكثر فعالية لإدارة وقتك.
-
خذ استراحة Have a break:
يعمل الكثير من الناس خلال وقت استراحتهم،
لكن ذلك قد يؤدّي إلى نتائج عكسيّة. يقال: "كقاعدة عامّة، فإنّ الابتعاد عن
مكتبك لمدّة 30 دقيقة على الأقل سيساعدك على أن تكون أكثر
فعاليّة في الفترة التالية. وستعود إلى مكتبك بطاقة أعلى، عيون جديدة وتركيز متجدّد".
سيساعدك التخطيط ليومك مع استراحة منتصف
النهار أيضاً على تقسيم عملك إلى أجزاء يسهُل التحكّم فيها.
-
رتّب الواجبات
المهمة حسب الأولوية Prioritise
important tasks:
يمكن تصنيف المهام في 4 فئات:
·
عاجلة
ومهمّة.
·
ليست
عاجلة ولكنّها مهمّة.
·
عاجلة
لكن غير مهمّة.
·
ليست
عاجلة ولا مهمّة.
يركّز الأشخاص الذين يديرون وقتهم بشكل
جيّد على أنشطة "ليست عاجلة ولكنّها مهمّة". فهذه الطريقة ستقلّل من فرص
أن تصبح الأنشطة "عاجلة ومهمّة".
الهدف هو أن تتعلّم كيف تصبح أفضل في
تقليل عدد المهام العاجلة والمهمّة. فالتّعامل مع الكثير من المهام العاجلة يمكن
أن يكون مرهقاً.
-
Practise the "4Ds":
وجدت إحدى الدراسات أن 1 من كل 3 موظفين في
المكاتب يعاني من ضغوط البريد الإلكتروني. يعد اتخاذ القرار عندما تفتح بريداً
إلكترونياً أمراً بالغ الأهمية لإدارة الوقت بشكل جيد.
1. Delete احذف: ربّما يمكنك
حذف نصف رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها على الفور.
2. Do افعل: إذا كان
البريد الإلكتروني عاجلاً أو يمكن إكماله بسرعة.
3. Delegate فوّض شخصاً آخر: إذا كان من
الممكن التعامل مع البريد الإلكتروني بشكل أفضل من قبل شخص آخر.
4. Defer أجّل: خصّص بعض
الوقت لاحقاً لإمضائه على رسائل البريد الإلكتروني التي ستستغرق وقتاً أطول.